ビジネスコミュニケーションで「ホウレンソウ」とよく言われます。しかし報告・連絡・相談だよ、と言われても
- タイミングが難しい
- そもそも何に注意すればよいのか理解できていない
- どういうミスがあるのか事前にわからない
状況なので、ほうれんそうが大切なことは分かるけれどうまく使えていないのではないでしょうか。
間違えそうな部分のホウレンソウは上司がやるべき
私個人として、新人に任せた仕事のほうれんそうは上司もやるべきだと思います。フィードバックですね。
どうしてよいのか分からない新人さんに「報告・連絡・相談せよ」と言ってできる新人がどれくらいいるでしょうか。
夫
なので本当に仕事ができる上司なら、上司からも声掛けがあるはず。
ばんそうこう
わからないことは、まずその場でできるだけ質問して確認しておく。一回の接触と会話を無駄にしないことも大切だね。
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間違うことはあることだけど、避ける工夫が大切
指示されたことを間違えない工夫としては
- 聴き間違いのないように、メモを取り復唱する
- 数字、値段、期日は特に注意
- 商品名・人名・社名など固有名詞に注意
など、細かいことだけれど間違いやすいんです。クライアントに迷惑がかかり苦情がでます。リスクヘッジしておくことが後々あなたを助けることに繋がります。
報告するときの注意点
報告は
- 結果(の連絡ですが）
- 途中経過（の連絡ですが）
- トラブル(の連絡ですが)
という内容のものです。
報告のタイミングは難しいですが、最初のうちは早め早めに動いておくこと。さらにメールでの報告と口頭での報告を組み合わせて、モレのない工夫をしておくことがリスクヘッジです。
さらに急ぐべきことはまず口頭で報告、データが必要なことは文書で報告+口頭でも伝えるなど、伝え方まで工夫ができるとコミュニケーションがスムーズです。
連絡するときの注意点
連絡事項の重要度で、伝え方を工夫します。
うまく伝わっているという思い込みは捨てます。
緊急で重要なら、メールや電話やチャット+念押しで口頭確認するとミスが減ります。
日時・金額変更は最初からミス無いようにすべきですが、変更があった場合は正確な数字を確実に伝えます。この時もメール・電話・チャット・口頭確認などを組み合わせて連絡を徹底するのです。
夫
変更内容がしっかりと伝わっているかまで確認すると、トラブルを防げる確率が高くなるよね。
ばんそうこう
ミスが続くと信用も失うから、なるべく早めに断ち切るため、連絡の内容確認を徹底するのね。
相談するときの注意点
上司に相談するときは
- 相手の余裕のある時間にお願いする
- ヒントをもらう感じ。丸投げするのはNG。
- お礼を忘れずに言う。
といった配慮が必要だと思います。自分の仕事の行き詰まりの相談なら、ヒントをもらえるだけでもありがたい。上司の大切な時間を使うわけなので、最後に忘れずにお礼を言いたいですね。
夫
ちょっとした工夫、確認で連絡ミスが減る。ビジネスコミュニケーション能力の一つが確認チェックだよね。
ばんそうこう
うっかりミスっていうけれど、情報伝達できたかの確認、正しい数字かの確認など、確認ミスだと思う。リスクヘッジのための確認は大切です。
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